POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
En Synthesis Data valoramos la honestidad y la transparencia. Estamos comprometidos en construir una relación sólida y duradera con nuestros clientes, proveedores y empleados, basada en la confianza y el beneficio mutuo; es por eso que nos ocupamos de proteger los datos personales y su privacidad, y de dar cumplimiento de las leyes nacionales e internacionales de privacidad.
Esta Política de Protección de Datos Personales proporciona un marco común para la protección de la información que los Titulares de los Datos le han confiado a Synthesis Data, siendo intención de esta exclusivamente recolectar aquella información que ha sido suministrada voluntariamente con el fin de desarrollar su actividad y prestar sus servicios.
Synthesis Data se compromete a mantener confidencial cualquier dato personal y a limitar estrictamente cualquier divulgación de acuerdo con las leyes y regulaciones locales aplicables.Esta información puede ser obtenida a través de cualquiera de los siguientes canales o medios: relación comercial o profesional; ejecución de servicios; relación laboral, y remisión de correos electrónicos solicitando información.Asimismo, Synthesis Data también podrá acceder a otros datos relativos a los Titulares de los datos (conforme se define a continuación) a partir de información disponible en bases de consulta públicas/privadas.
Synthesis Data no recolecta ni forma y/o administra archivos, bancos o registros que almacenen información relativa a datos personales, salvo para poder contactar a sus titulares, cumplir con las obligaciones legales o contractuales a su cargo o para remitir información de interés sobre las actividades que llevan adelante en cumplimiento de su objeto social.
1. ALCANCE
La presente Política de Protección de Datos Personales resulta aplicable a Synthesis Data y establece los lineamientos que esta empresa sigue para la recopilación, procesamiento, uso, distribución, transferencia y almacenamiento de información personal de Empleados, Candidatos, Clientes, Proveedores o cualquier otra persona cuya información personal sea procesada por Synthesis Data.
2. OBJETIVO
Esta Política de Protección de Datos informa sobre nuestras prácticas de protección de datos y privacidad y sobre la forma en que los datos personales son recopilados y cómo son utilizados por Synthesis Data.El objetivo de la presente política es establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y eliminación de los datos personales tratados por Synthesis Data.
3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Synthesis Data es el responsable del tratamiento de los datos de los Empleados, Candidatos, Clientes, Proveedores y de cualquier otra persona cuya información personal sea procesada por Synthesis Data.El responsable del tratamiento es quien decide sobre el tratamiento de los datos personales. Para ello, en la presente Política se determinan los fines o usos para los que se utilizará la información personal y los medios que serán utilizados para ese tratamiento.
4. ¿QUÉ DATOS SE RECOPILAN?
Synthesis Data recopila y utiliza datos personales previo aviso y obtención del consentimiento, y después de haber informado de manera adecuada sobre el propósito de dicha recolección.“Datos personales” son toda aquella información que se relaciona con una persona humana que la identifica o la hace identificable (una persona será identificable cuando pueda ser identificada, directa o indirectamente, por un identificador –un nombre, datos de ubicación, o a uno o más factores específicos de la identidad física, mental, económica, fisiológica, genética, cultural o social de esa persona–).
Esta Política no recae sobre los datos personales anónimos, es decir, sobre aquellos datos que no permiten identificar a una persona individual o que sólo permiten que esa persona sea identificable realizando un gasto desproporcionadamente grande en tiempo, costo o trabajo.Los tipos de datos personales que Synthesis Data podría recopilar son:nombre completo, apellido, edad, lugar de nacimiento, nacionalidad, números de identificación personal y fiscal, estado civil, imagen, firma, ocupación, dirección de correo electrónico, número de teléfono móvil y/o fijo;antecedentes educativos, laborales, financieros y patrimoniales, y datos de intereses;ID de usuario y contraseña de Synthesis Data (cuando corresponda);dirección de IP.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Synthesis Data podría recopilar datos personales para completar las siguientes operaciones:
i. obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, copiar, fijar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley.
ii. realizar invitaciones a eventos y ofrecer sus servicios.
iii. envío de información por cualquier medio conocido o por conocer (correo electrónico, físico, sms, llamadas telefónicas, etc.) acerca de campañas, información de productos y servicios, bienvenidas, eventos de capacitación, y demás actividades comerciales y publicitarias.
iv. solicitudes de empleo, pago de salarios, prestaciones sociales y otras retribuciones.
v. adelantar procesos de selección, incluyendo: evaluación y calificación de los participantes, verificación de referencias laborales y personales, la prueba de polígrafo, y la consulta de la información sobre el titular que se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales, así como la consulta a centrales de riesgos o bases de datos.
vi. adelantar procesos de contratación y afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral.
vii. el desarrollo de la relación contractual y ejecución del contrato de trabajo, o bien de prestación de servicios que se llegue a celebrar.
viii. gestión de las incapacidades médicas de los empleados y gestión y manejo de accidentes de trabajo y/o de enfermedades profesionales.
ix. gestión y cumplimiento de las actividades propias de los programas de bienestar para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge o compañero permanente).
x. actividades propias del ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador.
xi. la gestión y ejecución de los contratos que sean celebrados con Synthesis Data.
xii. dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Synthesis Data con el empleado Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados).
xiii. contacto y notificación a los contactos autorizados en caso de emergencias presentadas durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
xiv. efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de Synthesis Data en relación con el cumplimiento del contrato celebrado con el titular de los datos.
xv. contactar al titular de los datos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
xvi. cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
xvii. efectuar anuncios y contactos publicitarios y promocionales.
xviii. creación de perfiles.
xix. solicitudes de información.
xx. gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) y procedimientos administrativos como el envío de cuentas de cobro y facturas, requerimientos y peticiones, y todo aquel documento que sea necesario en cumplimiento del objeto social de Synthesis Data, el desarrollo de las relaciones contractuales, comerciales, laborales u otras que se tengan con clientes, proveedores, empleados y terceros.
xxi. compartir con terceros que colaboran con Synthesis Data, y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información. En algunas ocasiones podremos compartir su información personal con sociedades vinculadas y/o con terceras empresas.
xxii. consulta y reporte en centrales de riesgo, de conformidad con las pautas señaladas en la ley 1266 de 2008 y las normas complementarias.
xxiii. adelantar procesos de selección y contratación de proveedores.
xxiv. procesar los pagos, verificar cuentas por pagar y saldos pendientes.
xxv. verificar el cumplimiento de obligaciones contraídas por los Proveedores, así como aquellas contraídas por Synthesis Data con los Proveedores.
6. PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Legalidad y transparencia: Synthesis Data se compromete a tratar los datos personales de manera justa, legal y transparente.
Finalidad limitada y datos estrictamente necesarios: Synthesis Data solo procesará datos personales para fines específicos y legítimos y se abstendrá de realizar un procesamiento posterior incompatible con estos fines. Esto significa que sólo recopilará los datos personales que sean relevantes y no excesivos.
Consentimiento y/o autorización: Synthesis Data realizará el tratamiento de datos personales siempre que el titular hubiere prestado su consentimiento libre, expreso e informado.
Se exceptúa cuando:provengan de fuentes públicas, sean requeridos por ley o el Estado, figuren en listados básicos, sean necesarios para una relación contractual, científica o profesional.
Almacenamiento: Synthesis Data asegurará que los datos inexactos sean corregidos, que los datos sean accesibles al titular, exactos, actualizados y conservados sólo el tiempo necesario.
Seguridad e integridad: Synthesis Data adoptará medidas técnicas y organizativas para evitar pérdida, acceso no autorizado, adulteración o tratamiento indebido.
Caducidad: Los datos serán destruidos o archivados cuando hayan dejado de ser estrictamente necesarios.Confidencialidad: Se requerirá la firma de convenios de confidencialidad por parte del personal y terceros que accedan a bases de datos.Provisión de datos sensibles:
Synthesis Data no obligará a entregar datos sensibles y solo los tratará cuando la ley lo autorice o con fines estadísticos/científicos no identificables.Transferencia internacional de datos personales: Solo podrá hacerse si existen salvaguardias adecuadas o excepciones legales.
7. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
Los datos personales recolectados por Synthesis Data podrán ser comunicados/transferidos
a:terceros proveedores de servicios de procesamiento y tratamiento de datos respetando los motivos y fines lícitos para los cuales fueron recolectados.
Synthesis Data exigirá a quienes transfieran datos personales que cumplan con estándares adecuados de confidencialidad, protección y seguridad, especialmente cuando los terceros se encuentran en países que no cuentan con legislación adecuada.
8. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
El titular de los datos podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, y confidencialidad respecto de sus datos personales.
9. EJERCICIO DE LOS DERECHOS
Las solicitudes por el ejercicio de los derechos mencionados, y/o cualquier pregunta relacionada con esta Política de Protección de Datos, pueden ser enviadas a Synthesis Data a través de los canales que la empresa disponga para este fin.
10. DECLARACIONES SOBRE EL USO DE LOS DATOS PERSONALES
Synthesis Data garantiza que:no venderá ni rentará los datos personales sin autorización, tomará precauciones razonables para proteger los datos, no procesará los datos personales excepto:en conjunto con otros datos de forma anónima, cuando lo exija la ley, con auditores externos bajo confidencialidad,o para proteger los derechos, seguridad o propiedad de la empresa y de terceros.
11. SITIOS EN INTERNET
Los sitios de titularidad de Synthesis Data no utilizan cookies y cumplen con la normativa de protección de datos aplicable. Asimismo, Synthesis Data no tiene forma de identificar la dirección IP de los usuarios o visitantes.
12. CAMBIOS SOBRE ESTA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
Synthesis Data se reserva el derecho de modificar esta Política de Protección de Datos Personales según sea necesario, por ejemplo, para cumplir con cambios en leyes, regulaciones, prácticas internas o requisitos de autoridades.
En este caso, Synthesis Data informará a las personas de cualquier cambio importante en esta política y publicará todos los cambios en medios oficiales.